Las cuentas anuales son los documentos contables que recogen la información financiera de una empresa anualmente, y muestran una imagen fiel tanto de su patrimonio, como de su situación financiera.
La publicidad de las cuentas anuales, una vez depositadas, permite a los terceros que estuviesen interesados, obtener debida copia de las mismas y de esta manera, conocer de primera mano la situación económica y contable antes de tomar cualquier decisión o realizar cualquier operación con una determinada sociedad, por tanto, cumple una importante función de transparencia.
Al finalizar el ejercicio social, que corresponde a un período de doce meses, el órgano de administración de la Sociedad está obligado a formular, disponiendo de un plazo máximo de 3 meses, las cuentas anuales, que comprenden:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
- Memoria
Si la sociedad pudiese formular balance y estados de cambios en el patrimonio neto abreviados, en virtud de lo previsto en el artículo 257 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, no estará obligada a aportar informe de gestión, estado de cambios en el patrimonio neto, así como el estado de flujos de efectivo.
Una vez formuladas, deberán ser aprobadas por la Junta General dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio social y depositarse ante el Registro Mercantil donde la sociedad tenga su domicilio social, dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de las cuentas. En el caso de no ser depositadas en este plazo, la hoja registral se cerrará, lo que supone que no podrá inscribirse documento alguno de la Sociedad.
Pues bien, una vez formuladas y aprobadas, ¿cómo podemos proceder a su depósito?
Podemos presentar las cuentas en el Registro Mercantil en papel, en CD/ DVD y de forma telemática, centrándonos en este caso en esta última forma de presentación.
Para presentar las cuentas anuales a su depósito digital u telemático, será necesario en primer lugar entrar en la página web de Registradores de España en la siguiente dirección https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas, ya que, es necesario descargar e instalar en nuestro ordenador el programa “D2”.
Una vez descargado e instalado ya podemos acceder al depósito digital, donde generaremos la correspondiente instancia de presentación, incluiremos todos los datos generales identificativos de la empresa en cuestión así como la identificación del titular real, e iremos rellenando en cada una de las páginas de las que se compone el programa, la información solicitada relativa a los estados financieros de la Sociedad (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, informe medioambiental, informe de acciones/participaciones propias…).
Es importante tener en cuenta que dichos estados financieros, también deben ser presentados, así como el informe de auditoría en caso de que las cuentas fuesen auditadas. De la misma manera, la certificación de los acuerdos de la Junta, donde se transcribe de la correspondiente acta los acuerdos de aprobación de las cuentas anuales de la Sociedad que se tratase, también deberá adjuntarse en unión con la huella digital que debemos generar en el programa para realizar debidamente la debida presentación.
Al finalizar la presentación, descargaremos acuse de recibo, donde se facilitará el número de entrada correspondiente, el cual utilizaremos para realizar un seguimiento en cuanto a la calificación de la presentación realizada y recibiremos posteriormente un e-mail en la dirección que hayamos proporcionado previamente confirmando la correcta presentación de las cuentas anuales. Por último, recibiremos también a través del e-mail facilitado la comunicación del asiento presentación, donde el Registrador Mercantil certificará el depósito de las mismas.
Por tanto, no solo debemos saber cuáles son los pasos a seguir para presentar las cuentas anuales y a través de qué medios podemos realizar dicha gestión, sino también ser conscientes de las sanciones en las que se incurre si no se presentasen en el plazo estipulado o bien, si no son subsanados los posibles errores en las cuentas anuales, tras recibir la calificación oportuna por parte del registrador. En este sentido existen desde sanciones administrativas desde 1200 hasta 300.000 euros, así como la responsabilidad que pudiese recaer sobre el órgano de administración de la sociedad en cuestión.
Esta nota es únicamente un resumen y no un análisis exhaustivo de las cuestiones objeto de la misma. Para más información, se ruega contacten con nosotros.
Atentamente,
Sabela Losada Sánchez
Abogada