ASPECTOS QUE TODA SOCIEDAD ESPAÑOLA DEBE COMPROBAR ANTES DEL CIERRE DEL AÑO

Durante las últimas semanas del año, las sociedades de capital españolas perfeccionan un número considerable de negocios jurídicos que, o ha sido imposible llevarlos a cabo por vicisitudes internas, o bien son requeridas a «última hora” por el propio mercado.

 

En algunas ocasiones, y con buen criterio, se priorizan dichas operaciones, con respecto a obligaciones legales que, de ser procrastinadas y realizadas a partir del 1 de enero, pueden ocasionarle perjuicios a la sociedad.

 

Lógicamente, cada sociedad puede tener sus propias obligaciones individuales, atendiendo a determinadas particularidades aplicables (estatutarias, sociedades especialmente reguladas, regímenes especiales fiscales, etc.).

 

No obstante, en esta guía, te explicamos los aspectos más importantes, que deben ser considerados, por todas las sociedades con domicilio social en España, antes del cierre de su ejercicio social.

 

Depósito de cuentas anuales

 

Como ya analizamos en publicaciones anteriores, existen determinados hitos temporales y materiales, con respecto a las cuentas anuales de una sociedad, que culminan con el depósito de las mismas en el Registro Mercantil, y que si agotamos cada plazo se sitúan como sigue:

 

• Formulación (31 de marzo)
• Aprobación (30 de junio)
• Depósito (31 de julio)

 

Siempre que el depósito de las mismas se realice antes del 31 de diciembre, pese a haberse realizado fuera de plazo, no habrá consecuencias económicas negativas directas para la sociedad.

 

En caso de resultar imposible su depósito, es altamente recomendable, presentar a inscripción en el Registro Mercantil una certificación, con firmas legitimadas, en la que se exprese que las Cuentas Anuales no han sido aún aprobadas, y por tanto resulta imposible su depósito.

 

Legalización de Libros Mercantiles

 

La obligación de legalización de los libros mercantiles de las sociedades comienza el 1 de enero y finaliza el 30 de abril.

 

Los libros mercantiles son:

 

• Actas
• Registro de Socios
• Contratos con el Socio Único (si aplica)

 

Es importante tener en cuenta que los libros deben tener una temporalidad inferior al año natural, y que lo ideal es ajustarla al ejercicio social.

 

Nombramiento o renovación de cargos de auditores

 

Otro de los aspectos a tener en cuenta, antes de que finalice un ejercicio social, es el nombramiento de auditores por parte de las sociedades.

 

En ocasiones anteriores, tuvimos la oportunidad de analizar esta cuestión, por lo que únicamente establecemos los puntos que debemos comprobar:

 

• Si el previsible resultado del presente ejercicio hace obligatorio el nombramiento de auditores.
• Si los cargos de auditores, existentes, no están vigentes para el ejercicio social en curso.

 

Aprobación de remuneración de administradores

 

En caso de que el órgano de administración tenga una remuneración por tales conceptos, es necesario que la Junta General / Socio Único apruebe la remuneración total percibida a lo largo del ejercicio social.

 

Igualmente, debemos comprobar que en los estatutos sociales, se hace una mención expresa a que el cargo es remunerado, estableciendo una base de conceptos de remuneración, sobre la que la misma pueda ser calculada.

 

Reserva de capitalización

 

Sin perjuicio de que no todas las sociedades tienen por qué hacerlo, antes de que finalice el ejercicio social, en caso de existir interés por los beneficios fiscales que conlleva, se puede dotar la reserva de capitalización.

 

Aportaciones de socios y/o préstamos intragrupo

 

Dentro de una estructura societaria, es habitual que se realicen continuamente flujos de caja. En ocasiones, dichos flujos de caja se contabilizan como aportaciones de socios o pasivos, sin haberse otorgado la correspondiente documentación legal que soporte dicha contabilidad.

 

Es importante que, antes de que finalice el ejercicio, se revisen las correspondientes partidas contables y, en caso de ser necesario, se elaboren las correspondientes ratificaciones de aportaciones de socios o de contratos de préstamo.

 

Revocación y otorgamiento de poderes

 

Sin perjuicio de los procesos que haya establecidos, nos encontramos ante un momento del año, ideal para revisar aquellos poderes que se mantienen vigentes, y que pueden contener apoderados que, o bien necesitan ser actualizados, o bien ya no forman parte del equipo.

 

Revisión de la situación patrimonial y/o de la solvencia

 

Debido al final del ejercicio social, nos situamos en un cierre de la contabilidad, sobre la que se basará la formulación de las cuentas anuales.

 

Es conveniente analizar la situación patrimonial de la sociedad (especialmente en caso de contar con unas previsibles pérdidas), así como su estado de solvencia, para poder gestionar con tiempo suficiente la eventual necesidad de fondos por parte de los socios.

 

Santiago Torrejón Luna

Responsable de Operaciones