Entrevista Legaltoday Revista AJA a Lorena Salamanca sobre Afiens Legal

Entrevista Legaltoday Revista AJA a Lorena Salamanca sobre Afiens Legal

Entrevista Legaltoday Revista AJA a Lorena Salamanca sobre Afiens Legal

Afiens legal es una firma única en el sector legal. Su modelo de negocio nace con un enfoque directo en el desarrollo y optimización de procesos de trabajo mediante tecnología aplicada a la externalización de servicios legales y paralegales. En la siguiente entrevista, publicada el 23 de diciembre de 2021 en la Revista AJA de  Legaltoday, Lorena Salamanca, socia directora de la firma da una amplia perspectiva sobre la trayectoria y esencia que respira Afiens.

Afiens roza casi los diez años de vida en los que trabaja con despachos de abogados nacionales e internacionales, así como asesores fiscales, laborales y contables, y notarías. ¿Cuál es su modelo de negocio?

Cuando surgió la idea de crear AFIENS, tenía claro que no quería montar un despacho de abogados al uso. Debía diferenciarme y brindar al mercado lo que había aprendido en mi etapa anterior, llevando al mundo jurídico la metodología de procesos.

A lo largo de mi experiencia profesional en una BPO, llevando asuntos eminentemente societarios para clientes, entendí que existían muchas tareas de índole legal que eran muy repetitivas y, por lo tanto, fácilmente estandarizables. Del mismo modo que la profesión contable se había ido modernizando a lo largo de los años, introduciendo tecnología en su proceso de producción, los abogados podíamos hacer lo mismo en algunos trabajos.

El tiempo que se invierte tanto en la redacción de algunos documentos legales, así como en la formación a equipos para llevar a cabo un proyecto, podía ser reducido siempre que se contara con una metodología de procesos y la tecnología adecuada. Es por ello, que AFIENS tenía que ser una firma de servicios legales diferente a lo que estaba acostumbrada a ver.

Ya por el año 2010 se hablaba mucho en el mundo anglosajón tanto de la figura de los paralegals, como de las LPO (Legal Process Outsourcing). En España, lo más parecido a esta figura podían ser las gestorías administrativas en cuanto a los servicios de índole legal que pueden brindar al mercado, pero no había ninguna firma de abogados que se dedicara a ser complemento de los servicios que prestaban los despachos con los que compartía clientes en mi anterior empresa y que sirvieran de apoyo en determinadas gestiones o tareas de índole legal.

Es por ello que, AFIENS se creó con la misión de ser la firma de referencia en España en materia de Legal Process Outsourcing, o como se dice en español, de Externalización de Servicios Legales, dando apoyo tanto a despachos de abogados como a departamentos jurídicos Internos en aquellas tareas legales y paralegales que, por su naturaleza, no requieren de una alta especialización en materia jurídica, pero que son necesarias para llevar a cabo un proyecto legal.

Nuestro core business se centra en la llevanza de secretarías societarias, dando cumplimiento a las obligaciones de índole mercantil de cualquier tipo de entidad. Este servicio se extiende a las necesidades diarias de índole societario dando servicio a todo el ciclo de vida de una sociedad, desde su constitución hasta su extinción. Dada la naturaleza de una gran parte de nuestra cartera de clientes, que se enmarcan dentro del sector de Real Estate, prestamos asimismo servicios en materia de derecho inmobiliario y de cumplimiento normativo de GDPR y PBC.

Para poder ser más eficientes en nuestro día a día, la combinación de un alto nivel técnico jurídico con tecnología es la clave. Para poder estandarizar un proceso, es sumamente necesaria la formación y expertise con la que AFIENS cuenta dentro de su equipo.

Los asuntos de nuestros clientes son tratados como proyectos. Disponemos de protocolos de actuación para la mayor parte de nuestros servicios, con un previo análisis de pasos a seguir, equipo y categorías profesional a involucrar en cada etapa del proceso, con una clara determinación de tiempos y costes a incurrir.

Mucho se viene hablando últimamente de los Proveedores de Servicios Jurídicos Alternativos (conocidos en inglés por sus siglas ALSP) pero, exactamente ¿sabemos lo que son y qué firmas de servicios profesionales se pueden considerar ALSP en el mercado español?

A medida que va pasando el tiempo, se va conociendo más el concepto. Realmente, no dejamos de ser prestadores de servicios legales, igual que el resto de los despachos de abogados tradicionales, pero con una diferencia basada en la metodología del trabajo, la alta especialización en un área concreta del derecho y el uso de la tecnología en nuestro proceso de producción. Existen varios tipos de Servicios Legales Alternativos, encuadrando a AFIENS en la categoría de Externalización de Servicios Legales.

Cada vez surgen más ALSP en el mercado español, lo que hace suponer que esta figura está siendo bien acogida. Cuando hay competencia, es porque hay necesidad en el mercado. Si estás tú solo, puede que te estés equivocando de modelo de negocio.

Usted hace un año ya se detuvo en el llamado Legal Process Outsourcing» (LPO) o subcontratación de procesos legales. ¿Cómo se puede implementar en España ese modelo de negocio anglosajón?

Con una mentalidad puesta en la metodología de procesos. Es fundamental tratar los servicios a prestar como productos. Se requiere de un tiempo de análisis de todas las fases de la producción de cualquier producto, desde la generación de la idea hasta su lanzamiento en el mercado. Ello conlleva a crear protocolos de actuación para cada caso, material reutilizable, definición de tiempos a incurrir en cada fase, así como el personal que deberá entrar en la «cadena de montaje» y los costes que conllevará la producción de cada servicio.

De esta manera, aunque parece un poco complejo al principio, te va a permitir disponer de un análisis previo y una hoja de ruta a seguir para no desviar la mirada en función de las posibles situaciones coyunturales por las que se pueda atravesar a lo largo de los tiempos.

Una mentalidad con alto enfoque financiero es fundamental para que una empresa, de la índole que sea, pueda sobrevivir a los cambios que la economía nos puede dar. No consiste en prestar un servicio diferente, sino en pensar cómo hacerlo de la manera más eficiente. Para ello, la tecnología, tanto para una buena gestión interna como para la producción de los servicios, tiene un papel muy importante pues nos agiliza los procesos que, en muchas ocasiones, se hacen de forma artesanal por no pensar en las etapas de su producción y en una mejor manera de hacer las cosas.

¿Existe el riesgo ante esta nueva manera de trabajar de que los despachos de abogados la vean como una competidora en vez de como una colaboradora?

Por el momento, no lo he sentido así. Creo que todos tenemos cabida en el sector legal. En mi caso en particular, los despachos nos contactan para poder proveer servicios legales a sus clientes que, por el motivo que sea, no proporcionan ningún valor añadido si lo hicieran ellos.

Cada vez más, todos los proveedores de servicios son más cliente céntricos. Esto hace que, en vez de asumir por uno mismo todo lo que un cliente necesita, se apoyen en otros actores que, debido a su especialización, van a ser más competitivos y que trabajando juntos para un mismo proyecto, podrán brindar un mejor servicio al cliente final. Al fin y al cabo, ese debería ser el enfoque.

Un abogado no debe ser «solo» abogado. Además de una excelente formación académica y destacar en las habilidades técnicas, ¿qué más virtudes ha de tener?

Las universidades ya se están dando cuenta de que los abogados necesitamos no solo la formación académica para sacar adelante el trabajo encomendado por nuestros clientes. Creo que, además de habilidades tecnológicas, necesitamos disponer de una mayor formación en habilidades de gestión, considerando esta palabra en todas sus vertientes: gestión empresarial, gestión de equipos, gestión del tiempo, etc.

Tenemos que ser capaces de saber llevar un negocio y de crear un Budget al comienzo del año para así, tener una hoja de ruta que nos ayudará a planificar mejor tanto los recursos como los tiempos y salvar mejor los baches que nos vayamos encontrando en el camino. Si a estas habilidades de gestión, le unimos la metodología de procesos, todo será más sencillo de cara a enfrentarnos a cualquier caso y mejorar el modo de hacer las cosas.

En este tipo de servicios está muy presente el Legaltech. ¿Considera vital la innovación tecnológica?

Por supuesto. Gracias a la tecnología, podemos ser más rápidos a la hora de prestar nuestros servicios, reduciendo los costes y los tiempos de producción. Pero como siempre digo, no toda la tecnología es igual de válida para todos. Dependiendo de tus servicios y donde te quieras enfocar, tendrás que centrarte en utilizar más o menos tecnología. Lo importante es tener definidos los procesos. Una vez los tengas, está claro que la tecnología te va a ayudar mucho.

En nuestro caso, fue en el año 2018 cuando invertimos en la tecnología que veníamos definiendo desde hacía tiempo. Teníamos muy identificados los procesos y creados todos los protocolos de actuación de todos y cada uno de nuestros servicios. Era el momento de invertir en tecnología. Sin duda alguna, para nosotros ha sido una buena decisión la inversión realizada.

Hemos conseguido crear una Legaltech integrando diferentes tecnologías en una para brindar nuestros servicios legales a los clientes desde una plataforma colaborativa que nos permite reducir tiempos en el delivery y proporcionar mayor calidad y transparencia en nuestros servicios.

Usted ha sido pionera al lograr inscribir una Escritura Pública de Acuerdos Sociales firmados con firma Electrónica Avanzada en el Registro Mercantil. ¿Cómo se llevó a cabo ese proceso?

AFIENS es, entre otras cosas, un laboratorio de ideas y servicios. En este caso, utilizamos a AFIENS para poder elevar a público unos acuerdos firmados con firma electrónica avanzada puesto que, basándonos en la legislación vigente, la firma electrónica avanzada es perfectamente válida. Lo único que necesitábamos era un notario que nos permitiera hacerlo y redactar junto con su equipo, la parte de la minuta notarial donde se indicaba que la firma utilizada en el documento a protocolizar cumplía con los requisitos de parametrización exigidos por el Reglamento eIDAS 910/2014. La escritura fue calificada por el Registro Mercantil de Madrid sin ninguna pega.

La verdad es que no esperábamos que fuéramos los primeros en hacer algo así. Sencillamente lo hicimos y nos llevamos una sorpresa cuando parece ser, que fuimos pioneros en el uso de la firma electrónica en el proceso de protocolización de acuerdos sociales. En la actualidad, hacemos uso, no solo de la firma electrónica avanzada, sino también de la cualificada, la cual equivale a la firma manuscrita identificando fehacientemente al firmante y garantizando la integridad del contenido firmado y la identidad del firmante. Ahora solo falta que podamos comparecer vía online ante notario. En algún momento, estoy segura de que se hará. Solo tenemos que estar preparados para cuando llegue.

afiensco
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