¿Qué es realmente la firma electrónica?

¿Qué es realmente la firma electrónica?

¿Qué es realmente la firma electrónica?

Desde el nacimiento de la sociedad que conocemos, los documentos legales -contratos, cartas, actas, certificaciones, etc.- han requerido su firma como máxima expresión de conformidad y consentimiento del contenido de los mismos. Tradicionalmente, la firma tiene como fin identificar, asegurar o autentificar la identidad del propio firmante, y hasta hace pocos años su materialización era únicamente manuscrita, o como comúnmente se le refiere: “de puño y letra”.

Con el desarrollo de una sociedad globalizada, la firma de los documentos legales comenzó a ser un inconveniente, ya que ralentizaba procesos económicos e implicaba costes que no aportaban un valor añadido.

Poco a poco el desarrollo de la tecnología y los ordenamientos jurídicos han hecho posible que la firma de documentos pueda realizarse en cualquier momento y sin necesidad de desplazamiento -tanto para el firmante como para el documento-, dándose lugar a la firma electrónica.

Con la entrada en vigor de eIDAS -REGLAMENTO (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE- se determinó la existencia de la firma electrónica o digital, pero ha sido con la llegada de la pandemia COVID-19, cuando su uso se ha masificado, por necesidades en los negocios.

 

Tipos de firma electrónica

  • Firma electrónica simple: es aquella firma testimonial, que expresa la firma del firmante, sin encriptación del documento y sin incorporar más información que el propio grafismo. Como su propio nombre indica, se trata de simple y llanamente el trazado dibujado por el firmante, pero en soporte electrónico.
  • Firma electrónica avanzada: conlleva una serie de datos en el momento de su firma, tales como identidad del firmante, sellado de tiempo o geolocalización de firma, entre otros. Asimismo, el documento firmado quedará encriptado, impidiendo cualquier modificación del mismo con posterioridad a la firma, y se asegura por tanto que no ha sido alterado.
  • Firma electrónica cualificada (o digital): comparte todas las características de la firma electrónica avanzada, con un plus de autenticidad, y es que además ha sido emitida a través de un certificado digital cualificado.

Como analizamos, nos encontramos con distintos tipos de firma electrónica, pero ninguna es mejor que la otra: lo realmente importante es saber determinar qué tipo de firma electrónica es adecuada, en función del tipo de documento y su uso con posterioridad. Por ello, recabamos una serie de consejos o comentarios, teniendo en cuenta que un grado de seguridad superior al requerido por el documento en cuestión, no perjudica en ningún caso:

  • La firma electrónica simple puede ser utilizada para documentación interna de una compañía (aprobación de una solicitud de vacaciones de un empleado), para visar páginas de un documento, para firmar una carta o para firmar un comunicado general. Un ejemplo claro de firma electrónica simple es una imagen de firma escaneada, incorporada en un archivo word o pdf.
  • La firma electrónica avanzada puede ser utilizada para la firma de contratos con empresas distintas de un grupo empresarial, solicitudes de transferencias bancarias, así como actas y certificaciones de los órganos sociales de una sociedad.
  • Tanto la firma electrónica avanzada como la firma electrónica simple son plenamente válidas, y en caso de impugnación de la autenticidad de las mismas, la carga de la prueba recae sobre el firmante. Es por ello que fuera de un entorno de confianza, es más recomendable el uso de la firma electrónica avanzada, ya que podrá probarse fácilmente su autenticidad.
  • La firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada han de utilizarse a través de un prestador de servicios de confianza de la UE, que certifique las especialidades de cada una de ellas.
  • La firma electrónica cualificada no podría ser impugnada en cuanto a su autenticidad, al haberse emitido a través de un certificado electrónico cualificado. En su caso sería el impugnante el que tendría la carga de probar que dicha firma no es auténtica.

 

Facilitamos el uso de la firma electrónica

Desde AFIENS llevamos años trabajando con los distintos tipos de firma electrónica y, en base a nuestro éxito, podemos recomendar su uso ante entidades privadas y organismos públicos. Facilitamos la vida de nuestros clientes, proporcionando la firma electrónica como un servicio de valor añadido que nos permite reducir notablemente los tiempos en sus operaciones diarias.

Esta nota es únicamente un resumen y no un análisis exhaustivo de las cuestiones objeto de la misma. Para más información, se ruega contacten con nosotros.

 

Santiago Torrejón Luna

Gerente departamento Corporate

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